Вмъкване на диаграми и таблици
В този урок ще прадължим темата за вмъкване на илюстрации в компютърните презентации. Диаграмите и таблиците са ни познати от уроци за електронни таблици и текстообработка и знаем колко важно е ролята им за нагледното представяне на съхраняваните в компютъра данни. Да видим как може да се вмъкват такива обекти в компютърните презентации.
Създаване на таблици
За да покажем механизма за създаване на диаграми и таблици в компютърни презентации, ще използваме примера от последния урок на раздела Електронни таблици. Ще направим презентация, с която да представим резултатите от решената там задача- обработка на данни от контролно изпитване, проведено в 5 града, при което във всеки град в изпитването са участвали по 15 ученика от три различни училища.
За да бъде презентацията пълноценна и оформена по правилата, тя трябва да има обичайните заглавен сайт и сайт със съдържание.
В началото, в отделни слайдове трябва да се поставят целите на изпитването, учебният материал, който е бил обхванат и т.н, а в края непременно ще има слайдове с анализ на резултатите и направените изводи. Ще съхраняваме презентацията по името Rezultati.pptx в папката My Documents.
В този урок ще се спрем по подробно на представянето, с таблици и диаграми, на резултатите от изпитването- по градове и обобщено. Програмата MS PowerPoint има специални схеми (Layout) за слайдове, в които да бъдат вмъкнати таблици и диаграми. В MS PowerPoint 2010 , командата Layout е в раздела Home.
За всеки от градовете ще създаваме по един нов слайд за таблиците с резултати(схема Title and Table) и един нов слайд за съответната диаграма (схема Title and Chart).
Ще създаваме един слайд за таблица и един слайд за диаграма за обобщените резултати от изпитването.
В таблицата, за всеки от градовете, ще нанесем по редове броя на слабите, средните, много добрите и отличните оценки, а по стълбовете съответните оценки за всяко от трите училища и общия брой на съответните оценки за града. Таблицата ще съдържа 6 реда и 5 колони. За да вмъкнем таблица, в която да нанесем резултатите от изпитването в град Благоевград , активирайте съответния слайд и MS PowerPoint 2010 в средата на работното поле позволява команди за вмъкване на диаграми, таблици , графики, картинки и т.н. Щракаме върху (Insert/Table) и в отворилия се диалогов прозорец задаваме брой на колконите 5 и броя на редовете 6. Напишете редовете и колоните така както е показано.
Данните ще вземем от таблицата в работния лист Благоевград на файла Rezultati.xls, който създадохме в последния урок от раздела Електронни таблици. За целта ще се наложи да въведем формули за сумиране на броя на различните видиве оценки за всяко училище. За първото училище това може да стане в клетките на областта К17:О17. Копираме получените стойности и ги вмъкваме в презентацията като маркираме клетките от втория стълб на таблицата. Също така ще маркираме обобщения брой на различните оценки който вече е пресметнат в таблицата на работния лист на файла Rezultati.xlsx и ги вмъкваме в послендата колона на таблицата, за да получим искания слайд.
Създаване на диаграми
Сега да се заемем със създаване на съответната диаграма. Програмата MS PowerPoint 2010 както казахме има вградена възможност за вмъкване на диаграма в слайд. При изпълнение на командата за вмъкване на програмата отваря нов диалогив прозорец от където може да се избере типът на диаграмата.
При премълчаване програмата, вмъква хистограма с вертикални стълбове. Подобно на диаграмите, които построяваме в MS Excel, данните за хистограмата трябва да бъдат въведени в съответна таблица. В случая тя не е част от документа- не се вижда от потребителя, а само от автора на презентацията.
Активираме слайда за диаграма на град Благоевград и вмъкваме диаграма. Ще вмъкваме примерна хистограма, която съответсва на таблица с примерни данни , показана в отделелен прозорец в MS Excel. В тази таблица ще нанесем данните, които ни интересуват. Те вече са въведени в таблица от предходния слайд, копираме ги от там и ги поставяме в съответната таблица.
В примерната таблица ще се появат истинските данни, а примерната хистограма ще бъде заменена от хистограма, съответна на въведените данни.
Смяна на типа на диаграмата , може да направим по следния начин .При щракане върху диаграмата в MS PowerPoint 2010 се отваря раздел Chart Tools, който има командите Design/Layout/Format от където може да се смени типа на диаграмата на легендата, цветовата гама на диаграмата и т.н.
Вмъкване на таблици и диаграми на MS Excel
За разлика от изображенията, таблиците и диаграмите са активни обекти- тяхното съдържание може да се изменя във времето. От миналата година сме запознати с два вида интегриране на един вид документ в друг. Първият вид е вгарждането, вмъкнатият обект загубва активността си и съдържанието му остава такова, каквото е било в момента на вграждането. Вторият вид е свързването, при което вмъкнатият обект остава активно свързан с документа-източник, от който е взет.
Да приложим механизма за свързване на обекти, за да направим слайдовете с обобщените резултати така, че свързаните с тях обекти да останат активни. За целта ще свържем с презентацията електронна таблица и построена върху нея диаграма, за да видим ефекта от свързването.
Да свържем към презентацията електронната таблица с обобщените резултати и построената върху нея диаграма от файла Rezultati.xlsx, който създадохме в уроците за електронни таблици. Отрваряме файла, маркираме таблица и я копирваме . Връщаме се в презентацията и в раздела Home, MS PowerPoint 2010 има иконка (Paste), който предлага командите Paste Options и Paste Special
Избира се Paste Special и се отваря диалогов прозорец, от където се избира Microsoft Excel Worksheet Object, а от двата радиобутона избираме Past Link, за да укажем свързване на копираната таблица със слайда. След като се свърже таблицата, разтягаме я така, че да изпълни празното поле. Ще постъпим по същи я начин с диаграмата с общи резултати. Копирваме я от файла Rezultati.xlsx , връщаме се в презентацията от раздела Home/Paste избираме Paste Special и от диалоговия прозорец се избира Microsoft Excel Chart Object, а от двата радиобутона отново избираме Past Link, за да се свърже диаграмата със слайда.
Съхраняваме презентацията и проверяме как работи механизмът за свързване, като отваряме файла Rezultati.xlsx и правим някакви промени в таблицата с общи резултати. Отваряме презентацията , потвръждаваме желанието си да видим свързаните обекти обновени и гледаме резултата.
Съхраняване на презентации в различни формати
До сега винаги сме съхранявали презентациите, които създавахме във с разширение pptx. Това е стандартния формат на MS PowerPoint 2010 . Възможно е, обаче, презентацията да бъде съхранена и в други формати.
В списъка на Save as type има няколко интересни възможности , като графични формати (*.bmp, *.jpg, *.png и т.н), Picture Manager програмата на MS Office за разглеждане на изображения, PowerPoint Show(*.ppsx)- тогава презентацията ще бъде запомнена във вид, който може да бъде представян пред публика, без използване на MS PowerPoint и даже с Windows Explorer (например в режим Filmstrip) .
Ако пък съхраним във формата *.rtf(Rich Text Format)- ще може да отворите получения файл с програмата MS Word.